Bel mij terug > Bel ons: +31 (0) 20 2050333

Handleiding PDF

 

Een online handleiding voor uw product?

Vraagt u zich het volgende af:

 

  • Handleiding als PDF en/of online?
  • Wat zijn de voordelen van online?
  • Wat zegt de wetgeving?
  • Bestaan er ook tussenoplossingen?

Uw (online) handleiding uitbesteden? Vraag direct een offerte aan >


Handleiding als PDF en/of online?


Steeds meer bedrijven vragen zich af of een handleiding ook elektronisch, bijvoorbeeld als PDF, bij hun machines of producten geleverd mag worden. Dat is niet vreemd. Vaak komt deze vraag voort uit een praktisch dilemma. Vanwege de internationalisering moeten handleidingen namelijk in steeds meer talen verschijnen. Dit betekent dat handleidingen dikker en dikker worden en soms zelf niet meer in de verpakking passen. Bij consumentenelektronica gebeurt dit nogal eens. Een belangrijker punt voor veel bedrijven om een online handleiding of PDF handleiding bij een product te leveren, is echter kostenbesparing. De transportkosten zijn aanzienlijk lager, maar ook papier- en drukkosten zijn geschiedenis als bedrijven gebruikmaken van een PDF of online handleiding.


Meerdere voordelen handleiding als PDF en/of online

 

Naast deze voordelen zijn er nog een aantal voordelen om te kiezen voor deze vorm van een handleiding.

 

Eenvoudig updaten

Veel producten die we dagelijks gebruiken hebben software. Ook bestaan steeds meer producten uit een fysiek product gecombineerd met een webservice (oftewel: web enabled product-service networks (Meta Products)). iTunes is hier een bekend voorbeeld van, gecombineerd met een iPhone. Een eigenschap hiervan is dat er geregeld een update beschikbaar is voor de gebruikers. In het geval van een update moet ook de handleiding worden aangepast. Het is eenvoudiger om een PDF of online handleiding aan te passen dan een papieren handleiding.

 

Tijdsgeest

Lezen doen we meer vanaf een scherm dan van papier. Ook pakken we veel vaker de smartphone of tablet in plaats van een fysiek document. Het internet is daarnaast overal en altijd om ons heen. Een bedrijf laat, door het beschikbaar stellen van een PDF handleiding, zien dat het met de tijd en ontwikkelingen meegaat. Hierdoor krijgt de organisatie een modern imago.

 

Kosten besparen

Zoals hierboven al is vermeld, bespaart een online handleiding kosten. Dit gaat zowel om transportkosten als om papier- en drukkosten. 

 

Beter voor milieu

In het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen is het goed om minder papier te gebruiken. Reductie van papiergebruik is beter voor het milieu. Vooral als het gaat om dikke handleidingen, betekent dat heel wat minder CO2-uitstoot. Maar ook voor minder dikke handleidingen geldt natuurlijk: alle kleine beetjes helpen.

 

Nog meer voordelen:

  • Aangeven en bewijzen dat de handleiding is ontvangen, is eenvoudig;
  • Aangeven dat de eindgebruiker de handleiding heeft begrepen, is ook eenvoudig;
  • De gebruiker kan eenvoudig aangeven dat hij de documenten ook heeft begrepen;
  • Hanteerbaarheid van handleidingen wordt vergroot;
  • Het registreren van welke informatie geraadpleegd wordt gelezen en hoe vaak is mogelijk;
  • Meerdere personen kunnen hetzelfde document raadplegen;
  • Iets in de handleiding vinden is veel gemakkelijker (bijvoorbeeld met gebruik van ctrl+f).

Er zijn ook een aantal nadelen aan een PDF of online handleiding. De belangrijkste zijn:

  • De richtlijnen kunnen aangeven dat het niet toegestaan is;
  • Een gebruiker heeft toegang nodig tot internet en/of een computer;
  • Wat gebeurt er als een server offline gaat? Kortom: is de handleiding altijd bereikbaar? Hierover bestaat onzekerheid.

Online/PDF handleiding en wetgeving

 

We hebben de richtlijnen nodig om te bekijken wat er in de wet staat over een handleiding online of als PDF geleverd . Productveiligheid is de belangrijkste reden dat de richtlijnen op Europees niveau zijn opgesteld. De Europese lidstaten moeten deze richtlijnen opnemen in hun nationale wetgeving. In de richtlijnen vinden we onder andere de volgende passages met betrekking tot handleidingen.


Guidlines PPE: Richtlijn voor persoonlijke beschermingsmiddelen (89/686/EEC)

  • The information supplied by the manufacturer constitutes a fundamental element in order to judge the conformity of a PPE
  • It is considered an integral part of the PPE

Machinerichtlijn (2006/42/EC)

  • Bij iedere machine moet een gebruiksaanwijzing zijn gevoegd in de officiële gemeenschapstaal (of talen) van de lidstaat waar de machine op de markt wordt gebracht en/of in bedrijf gesteld (bron: bijlage 1.7.4 Machinerichtlijn)

Speelgoedrichtlijn (2009/48/EC)

  • (…) maken integraal deel uit van speelgoed
  • (…) zijn een noodzakelijk onderdeel van de veiligheidsmaatregelen ten aanzien van speelgoed

 

Interpretatie

Mag u een gebruikershandleiding maken en mag deze vervolgens 'slechts' als PDF of HTML op internet worden geplaatst? Antwoord op deze vragen vinden we niet in bovenstaande richtlijnen. Om hierachter te komen, moeten we verder zoeken. Zo vinden we een aantal antwoorden in de guides die de richtlijnen geleiden. Europese beleidsmakers stellen deze guides op, die gezien kunnen worden als een handleiding met uitleg over de richtlijnen.

 

Guidance document Toys – Januari 2012 (p. 128):

Een bij het speelgoed gevoegde cd met instructies is niet voldoende, aangezien niet alle consumenten een computer hebben om de instructies en de montage-informatie te lezen. (…) De informatie moet op papier bij het speeltoestel gevoegd zijn.

 

Machinerichtlijn Guide:

Het is algemeen aanvaard dat alle veiligheids- en gezondheidsgerelateerde aanwijzingen op papier moeten worden verstrekt, aangezien niet kan worden aangenomen dat de gebruiker toegang heeft tot de middelen om in elektronische vorm verstrekte of op een website beschikbaar gestelde aanwijzingen te lezen (MD Guide – Juni 2010 (§ 255).

 

PPE Guidelines – April 2010 (p.50):

The manufacturer has the obligation to deliver the information in paper form to users with each unit of PPE put on the market.

 

EMC Guide – February 2010 (p. 40):

The Commission services have taken as a bench-mark that the information provided to the end-user has to allow him/her to use the apparatus without any further steps on their behalf. (…) It is not accepted (in other cases than those stemming from the view above) that electronic media or a hyperlink is sufficient as an alternative to information in paper copy. The end-user has an absolute right to quick and easy use of the apparatus they have purchased with no further obligations (such as access to the internet).

 

Duidelijk

Voorgaande regels maken een en ander duidelijk: het is niet toegestaan een online en/of PDF handleiding te leveren. Deze regels kennen één uitzondering. Onder strenge voorwaarden en restricties mag een gebruiksaanwijzing in elektronische vorm worden geleverd, in plaats van op papier. Het gaat dan om de volgende voorwaarden:

  • Alleen als de handleiding gebruikt wordt door professionele gebruikers;
  • Als gebruik door andere personen niet voorzienbaar is (redelijkerwijs);
  • Dit is slechts beperkt tot een serie categorieën hulpmiddelen voor de medische wereld;
  • Veiligheidsniveau moet minimaal gelijk zijn aan papieren versie. Dit moet aantoonbaar (gedocumenteerde risicobeoordeling) zijn;
  • Op verzoek moet de gebruiker de gebruiksaanwijzing op papier kunnen krijgen;
  • De elektronische vorm van de handleiding moet via een website bekeken kunnen worden.

 

Tussenoplossing

De theorie hierboven ziet er iets anders uit dan de praktijk. Er is namelijk wel wat marge. Zo wordt er geregeld een quickstart bij het product geleverd. Een uitgebreide handleiding wordt dan online geplaatst. Deze oplossing passen steeds meer bedrijven toe. Het doel van de quickstart, al dan niet aangevuld met een veiligheidsblad, heeft als doel het waarschuwen tegen onbedoeld gebruik. De quickstart moet logischerwijs het bedoelde gebruik stimuleren. Online plaatst het bedrijf dan alle overige informatie, zoals de functionaliteit. Veel bedrijven leveren met deze manier van werken geen dikke handleidingen meer bij hun product. Het gevolg? Reductie van papier, CO2-uitstoot en kosten.

 


Wilt u ook uw handleiding door ons laten maken? Vraag direct een offerte aan >


Bel mij terug > Bel ons: +31 (0) 20 2050333

Heeft u vragen omtrent onze diensten? Wij beantwoorden uw vragen graag persoonlijk.